Potrivit legislaţiei în vigoare, cazierul fiscal se utilizează în scopul prevenirii si combaterii evaziunii fiscale, precum şi al eficientizării procesului de administrare a impozitelor, taxelor, contribuţiilor şi a altor venituri ale bugetului general consolidat datorate de către contribuabili.

Potrivit Ordonanţei Guvernului nr. 39/2015, în cazierul fiscal al persoanelor fizice, al firmelor ori al entităţilor fără personalitate juridică (persoane fizice autorizate, întreprinderi individuale/ familiale) se înscriu informaţii privind faptele sancţionate contravenţional (cu excepţia avertismentelor) sau penal de legile fiscale, contabile, vamale, precum şi cele care privesc disciplina financiară.

Articolul 8 din actul menţionat anterior stabileşte că prezentarea certificatului de cazier fiscal este obligatorie în următoarele situaţii: la înfiinţarea societăţilor, a societăţilor cooperative, a cooperativelor agricole şi a entităţilor fără personalitate juridică, de către asociaţi, acţionari, membri şi reprezentanţii legali sau desemnaţi; la solicitarea înscrierii asociațiilor și fundațiilor în Registrul asociațiilor și fundațiilor de către asociații sau membrii fondatori ai acestora; la autorizarea exercitării unei activități independente de către solicitanți; la cesiunea părților sociale sau a actiunilor de către noii asociați sau acționari; la numirea de noi reprezentanți legali, precum și la cooptarea de noi asociați sau acționari cu prilejul efectuării majorării de capital social. în cazul cooptării unor noi membri în asociații și fundații, atunci când aceștia dobândesc și calitatea de reprezentanți legali; în alte cazuri prevăzute de lege. Pe lista faptelor pentru care se înscriu informaţii în cazierul fiscal al contribuabililor se regăsesc acum nu mai puţin de 318 astfel de situaţii. Mai exact, este vorba despre 83 de infracţiuni şi 235 de contravenţii, enumerate în Hotărârea Guvernului nr. 1000/2015, în vigoare de la 30 decembrie 2015.

Pentru eliberarea certificatului de cazier fiscal, contribuabilii persoane fizice trebuie să depună o cerere, personal sau prin împuternicit, la orice unitate fiscală competentă în eliberarea certificatului de cazier fiscal, indiferent de domiciliul fiscal al contribuabilului. În cazul firmelor sau entităţilor fără personalitate juridică, cererea se depune la orice unitate fiscală competentă în eliberarea certificatului de cazier fiscal, indiferent de domiciliul contribuabilului, de către reprezentantul legal al acestora sau prin reprezentant pe bază de mandat întocmit conform legii. În cazul depunerii cererii de către reprezentantul legal al persoanelor juridice, acesta are obligaţia de a prezenta documente care să ateste calitatea de reprezentant legal. Cererea de eliberare a certificatului de cazier fiscal, documentele care atestă identitatea şi calitatea de reprezentant sau de reprezentant legal se pot transmite şi prin mijloace electronice de transmitere la distanţă, iar certificatul de cazier fiscal se emite în scris, pe suport hârtie sau în formă electronică. Certificatul de cazier fiscal se eliberează contribuabilului, reprezentantului legal sau reprezentantului desemnat pe bază de mandat şi este valabil 30 de zile de la data emiterii şi numai în scopul în care a fost eliberat.