Înregistrarea menţiunii privind reducerea capitalului social al societăţii comerciale presupune depunerea unei documentaţii la Oficiul Registrului Comerţului.
În prima etapă, în vederea înregistrării menţiunii, solicitantul trebuie să depună următoarele documente: cerere de depunere şi menţionare acte; hotărârea adunării generale a asociaţilor/acţionarilor/decizia asociatului unic (original); dacă este cazul, împuternicire specială sau avocaţială pentru persoanele desemnate să îndeplinească formalităţile legale (original); dovezile privind plata taxelor/tarifelor legale - taxa judiciară de timbru, în original; timbre judiciare; taxa de registru; tariful de publicare în Monitorul Oficial, Partea a IV-a. Urmează apoi o a doua etapă, prin depunerea unui al doilea set de documente: cerere de înregistrare (original); actul modificator al actului constitutiv (original); actul constitutiv actualizat; situaţiile financiare (sau, după caz, balanţa contabilă de verificare), certificate de către persoanele autorizate, potrivit legii, din care să rezulte diminuarea capitalului social, iar în cazul SRL, SA şi SCA şi raportul administratorilor şi/sau al cenzorilor (original); dacă este cazul - avizele prealabile prevăzute de legile speciale (original); împuternicire specială sau avocaţială pentru persoanele desemnate să îndeplinească formalităţile legale (original). Solicitantul trebuie, de asemenea, să facă dovada privind plata taxelor/tarifelor legale (taxa judiciară de timbru, în original; timbre judiciare; taxa de registru; tariful de publicare în Monitorul Oficial, Partea a IV-a, a notificării privind depunerea actului constitutiv actualizat) Cererea de înregistrare se depune după trecerea a două luni de la data publicării hotărârii adunării generale a asociaţilor/acţionarilor/deciziei asociatului unic în Monitorul Oficial al României.
Potrivit legii, copiile de pe actele doveditoare vor fi certificate pentru conformitate cu originalele, sub semnătură, cu menţionarea în clar a numelui, de către persoanele care, potrivit legii, pot întocmi şi semna cererea. În cazul persoanelor fizice/juridice nerezidente, actele se depun în original sau copii certificate, traduse de un traducător autorizat a cărui semnătura să fie legalizată de un notar public.