În scopul unei mai bune înţelegeri a acestui instrument de lucru, Agenţia pentru Finanţarea Investiţiilor Rurale face clarificări privind scopul şi utilizarea Bazei de Date cu Preţuri de Referinţă pentru maşini, utilaje şi echipamente specializate.

În acest sens, AFIR precizează că Baza de Date a fost concepută ca un mecanism menit să simplifice procedura de achiziţie publică a echipamentelor specializate necesare beneficiarilor PNDR, mecanism pus la dispoziţia solicitanţilor, respective beneficiarilor, producătorilor/importatorilor/dealerilor acestor echipamente şi a experţilor AFIR. Baza de Date funcţionează pe principiul cumpărării directe a echipamentului dorit, cu finanţare din fonduri europene nerambursabile, fără a mai parcurge altă procedură de achiziţie, dar cu respectarea prevederilor comunitare şi naţionale. Înscrierea elementelor în BDPR se realizează la solicitarea oficială transmisă de către producători/importatori/distribuitori autorizaţi ai maşinilor şi utilajelor specializate. În cadrul Bazei de Date sunt afişate numai următoarele informaţii: codul CPV (cod comun internaţional privind achiziţiile de produse şi servicii), marca, modelul, dotările standard şi preţul exprimat în euro, fără TVA. Identitatea producătorului, importatorului sau distribuitorului care a transmis datele pentru înscriere reprezintă o informaţie confidenţială şi nu este afişată pe pagina oficială a AFIR. Important de reţinut este faptul că înscrierea/inserarea în Baza de Date cu preţuri de referinţă a elementelor propuse de către un ofertant de echipamente nu îi conferă acestuia calitatea de "firmă agreată" de către AFIR, acest concept neexistând din punctul de vedere al Agenţiei. Baza de Date prezintă numai elemente identificate prin combinaţia marcă-model şi nu specifică denumirea producătorului/importatorului sau distribuitorului care comercializează una sau mai multe mărci de produs. Decizia achiziţionării de la un anumit producător/importator/distribuitor aparţine exclusiv beneficiarului de fonduri europene nerambursabile. BDPR este publică şi funcţională pe site-ul AFIR la secţiunea Informaţii Utile/Preţuri de Referinţă, subsecţiunea BD Preţuri de Referinţă PNDR.