Obligaţia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale ia naştere de la data începerii activităţilor comerciale desfăşurate în fiecare locaţie.

Potrivit legii, au obligaţia utilizării aparatelor de marcat electronice fiscale operatorii economici care efectuează livrări de bunuri cu amănuntul, precum şi prestări de servicii direct către populaţie. Utilizatorii aparatelor de marcat electronice fiscale trebuie să solicite Direcţiei Generale a Finanţelor Publice (DGFP) în a cărei rază se va instala aparatul, pe bază de cerere, atribuirea numărului de ordine din registrul de evidenţă a aparatelor de marcat electronice fiscale, urmând ca numărul de ordine atribuit pentru fiecare aparat să fie comunicat utilizatorului în termen de 5 zile de la data primirii cererii. În ceea ce priveşte utilizatorii care desfăşoară activităţi cu caracter ambulant, aceştia vor solicita atribuirea numărului de ordine unităţii fiscale în a cărei rază îşi au sediul social, respectiv domiciliul. Cererea de atribuire a numărului de ordine va fi însoţită de următoarele documente: copia facturii şi a documentului de plată care atestă achiziţionarea aparatului de marcat electronic fiscal (respectiv copia contractului de vânzare-cumpărare cu plata în rate sau, după caz, copia contractului de leasing financiar încheiat cu clauză expresă privind asumarea obligaţiei părţilor că la expirarea contractului de leasing se transferă utilizatorului dreptul de proprietate asupra aparatului); copia procesului-verbal de sigilare a memoriei fiscale şi a aparatului de marcat electronic fiscal; copia procesului-verbal de aducere a aparatelor de marcat electronice fiscale la parametrii specifici tipului şi modelului de aparat avizat, după caz; declaraţie pe propria răspundere privind adresa de la locul unde va fi instalat aparatul de marcat electronic fiscal sau, după caz, declaraţie privind desfăşurarea activităţii în regim ambulant ori în regim de taxi; declaraţia pe propria răspundere privind numărul de înmatriculare al autovehiculului pe care se va instala aparatul de marcat electronic fiscal, însoţită de copia autorizaţiei taxi, în cazul activităţii de taximetrie. În momentul constatării defectării sau umplerii memoriei fiscale utilizatorul este obligat să anunţe distribuitorul autorizat, unitatea de service acreditată, precum şi unitatea fiscală teritorială la care s-a depus declaraţia de instalare a aparatului. Distribuitorul autorizat şi unitatea de service acreditată au obligaţia să asigure, în termen de maximum 72 de ore de la anunţare, înlocuirea memoriei fiscale defecte sau umplute şi repunerea în funcţiune a aparatului de marcat electronic fiscal. Înlocuirea, sigilarea şi arhivarea memoriei fiscale se efectuează la locul de instalare a aparatului de către tehnicianul de service, în prezenţa reprezentantului unităţii fiscale teritoriale.