Înfiinţarea firmei implică anumite etape importante: stabilirea obiectivelor de activitate, alegerea formei juridice şi sediului firmei, alegerea emblemei societăţii şi obţinerea tuturor actelor necesare care se vor depune odată cu cererea înmatriculării societăţii în registrul comerţului.
Este însă important de reţinut că sediul firmei poate fi stabilit într-un spaţiu proprietate personală a unuia sau a mai multor asociaţi sau într-un spaţiu care se află în folosinţa acestora, în baza unui contract de comodat, de închiriere sau subînchiriere. În ceea ce priveşte documentele necesare pentru înregistrarea în registrul comerţului a menţiunilor privind schimbarea sediului comercianţilor sau a sediului sucursalelor în alt judeţ, acestea sunt următoarele: cerere de înregistrare (original); dovada verificării disponibilităţii şi a rezervării firmei şi/sau a emblemei (original); dacă este cazul, acordul pentru utilizarea denumirii, prevăzut de art. 39 din Legea nr. 26/1990, republicată (original); Hotărârea adunării generale a asociaţilor/ acţionarilor, decizia asociatului unic/ decizia CA/decizia directoratului sau, după caz, actul adiţional la actul constitutiv (original); dovezile privind noul sediu (copie); actul constitutiv actualizat; certificatul de înregistrare şi, după caz, anexa, respectiv anexele (originale); declaratia-tip pe propria răspundere (original), semnată de asociaţi sau de administratori din care să rezulte, după caz, că: persoana juridică nu desfăşoară, la sediul social, activităţile declarate, o perioadă de maximum 3 ani (model 1); persoanele juridice îndeplinesc condiţiile de funcţionare prevăzute de legislaţia specifică în domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protecţiei mediului şi protecţiei muncii, pentru activităţile precizate în declaraţia-tip (model 2).
Dacă este cazul, mai sunt necesare: avizele prealabile prevăzute de legile speciale (original); împuternicire specială sau avocaţială pentru persoanele desemnate să îndeplinească formalităţile legale (original); cerere de radiere (original); dovezile privind plata taxelor/tarifelor legale - taxa judiciară de timbru, în original, timbre judiciare, taxe de registru, tariful de publicare în Monitorul Oficial, Partea a IV-a. Documentele se depun la Oficiul Registrului Comerţului în raza căruia firma îşi stabileşte sediul social, la ghişeu sau prin corespondenţă. Pentru schimbarea sediului sucursalei, în cazul în care sucursala nu a fost nominalizată în actul constitutiv, fiind reglementată prin acesta doar procedura de mutare a sediului acestora, nu se întocmeşte act constitutiv actualizat, menţiunea operându-se în baza hotărârii adunării generale a asociaţiilor/acţionarilor, decizia asociatului unic/decizia consiliului de administraţie/decizia directoratului.
Reamintim că, potrivit legii, la acelaşi sediu pot funcţiona mai multe societăţi, dacă este îndeplinită cel puţin una din următoarele condiţii: imobilul, prin structura lui, permite funcţionarea mai multor societăţi în încăperi diferite; cel puţin o persoană este, în condiţiile legii, asociat în fiecare dintre societăţi; cel puţin unul dintre asociaţi este proprietar al imobilului ce urmează a fi sediul societăţii.