Declaraţia se depune pentru orice operaţiune taxabilă în România pentru care, conform titlului VII din Codul fiscal, este emisă o factură, inclusiv pentru avansuri, precum şi pentru operaţiunile la care se aplică sistemul TVA la încasare.

Declaraţia 394 reprezintă declaraţie informativă privind livrările/prestările şi achiziţiile efectuate pe teritoriul naţional de persoanele înregistrate în scopuri de TVA. Declaraţia 394 se completează şi se depune de către: persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA în România conform art. 316 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare, denumită în continuare Codul fiscal, pentru livrările de bunuri/prestările de servicii taxabile în România pentru care persoana obligată la plata taxei este furnizorul/prestatorul conform art. 307 alin. (1) sau (7) din Codul fiscal sau beneficiarul - conform art. 331 din Codul fiscal. Declaraţia se depune pentru orice operaţiune taxabilă în România pentru care, conform titlului VII din Codul fiscal, este emisă o factură, inclusiv pentru avansuri, precum şi pentru operaţiunile la care se aplică sistemul TVA la încasare. Declaraţia trebuie să conţină facturile care au fost emise în perioada de raportare, inclusiv cele care au înscrisă menţiunea "taxare inversă" sau "TVA la încasare", indiferent de data la care intervine exigibilitatea TVA. De asemenea, în declaraţie se înscriu, pentru livrările de bunuri/prestările de servicii taxabile în România, următoarele informaţii: baza impozabila şi TVA aferente facturilor emise prin autofacturare conform lit. I pct. 2 din anexa nr. 1 la ordin; valoarea totală a bonurilor fiscale, inclusiv facturile simplificate şi bonurile fiscale care îndeplinesc condiţiile unei facturi simplificate, indiferent dacă au/nu au înscris codul de înregistrare în scopuri de TVA al beneficiarului; valoarea totală a documentelor emise pentru livrări de bunuri/prestări de servicii pentru care nu există obligaţia emiterii unei facturi şi nici a bonului fiscal; persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA în România conform art. 316 din Codul fiscal, care realizează achiziţii de bunuri sau servicii taxabile pentru care locul livrării/prestării este în România conform art. 275, respectiv art. 278 din Codul fiscal, inclusiv achiziţiile pentru care beneficiarul este obligat la plata TVA, indiferent de data la care intervine exigibilitatea taxei. Declaraţia se depune: în format electronic sub forma unui fişier PDF, care are ataşat un fişier XML, a cărui structură este disponibilă pe portalul Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală (ANAF); prin mijloace electronice de transmitere la distanţă, pe portalul e-Romania, în acest caz plătitorul trebuind să deţină un certificat calificat, eliberat în condiţiile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, republicată. De asemenea, declaraţia se poate depune şi în format electronic, însoţită de anexa nr. 1 la ordin, în format hărtie (doar prima pagină), semnată şi ştampilată, conform legii. Declaraţia în format electronic, însoţită de formularul listat, semnat şi ştampilat, se depune direct la registratura Fiscului competent ori se comunică prin poştă cu confirmare de primire. Declaraţia se completează/validează cu ajutorul programelor de asistenţă puse la dispoziţia contribuabililor gratuit de unităţile fiscale subordonate sau pot fi descărcate de pe site-ul ANAF.

De precizat că, potrivit prevederilor legale, Declaraţia 394 se depune la unitatea fiscală competentă până în data de 30 inclusiv a lunii următoare încheierii perioadei de raportare, declarate pentru depunerea decontului (luna, trimestrul etc.), inclusiv dacă în această perioadă nu au fost realizate operaţiuni de natura celor care fac obiectul declaraţiei.