Pentru a obţine o rambursare a TVA în statul membru de rambursare, solicitantul completează şi transmite, pe cale electronică, respectivului stat membru, formularul 318.

Persoanele impozabile stabilite în România, care efectuează importuri şi achiziţii de bunuri/servicii în alt stat membru al Uniunii Europene au posibilitatea solicitării rambursării TVA achitată în acel stat, prin completarea şi depunerea formularului 318 "Cerere de rambursare a taxei pe valoarea adăugată pentru persoanele impozabile stabilite în România, depusă potrivit art. 1472 alin. (2) din Codul fiscal". Formularul 318 împreună cu instrucţiunile de completare ale acestuia sunt afişate pe site-ul ANAF, secţiunea Declaraţii electronice/Rambursare TVA din UE. Pentru a obţine o rambursare a taxei pe valoarea adăugată în statul membru de rambursare, este necesar să se descarce, să se completeze şi să se valideze formularul 318 ( se apasă butonul VALIDARE, din formular, pentru a elimina eventualele greşeli) şi se aplică semnătura electronică. Apoi va apărea butonul cu textul "Trimite", se apasă pe el pentru expediere. Cererea de rambursare - formular 318 se depune/transmite, în format electronic, până la data de 30 septembrie a anului calendaristic care urmează perioadei de rambursare. Perioada de rambursare este de maximum un an calendaristic şi de minimum 3 luni calendaristice. Cererile de rambursare pot însă viza o perioadă mai mică de 3 luni, în cazul în care aceasta reprezintă perioada rămasă până la sfârşitul anului calendaristic. În cazul în care cererea de rambursare vizează o perioadă de rambursare mai mică de un an calendaristic, dar mai mare de 3 luni, cuantumul TVA pentru care se solicită o rambursare nu poate fi mai mic de 400 euro sau echivalentul acestei sume în moneda naţională a statului de rambursare. În cazul în care cererea de rambursare se referă la o perioadă de rambursare de un an calendaristic sau la o perioadă rămasă dintr-un an calendaristic, cuantumul TVA nu poate fi mai mic de 50 euro sau echivalentul acestei sume în moneda naţională a statului de rambursare. După transmiterea formularului 318 de către solicitant, prin intermediul portalului ANAF se verifică, cu ajutorul aplicaţiei informatice, dacă: în perioada de rambursare înscrisă în cerere, solicitantul a fost persoană înregistrată în scopuri de TVA, potrivit art. 153 din Codul fiscal; documentele înscrise în secţiunea "Lista operaţiunilor pentru care se solicită rambursarea TVA" sunt emise în perioada de validitate a codului de înregistrare în scopuri de TVA al persoanei impozabile stabilite în România. Atenţie! Dupa transmiterea cererii de rambursare, pentru a vedea stadiul în care se află aceasta, este necesară logarea pe portalul ANAF, unde va fi afişat un ecran despre „spaţiul dvs. privat", se selectează Declaraţii depuse, apoi Rambursare TVA şi se vizualizează istoric declaraţii. Aici se vor găsi toate mesajele de validare, inclusiv cele din străinătate. Doar în situaţia în care condiţiile sunt îndeplinite se atribuie un număr de referinţă cererii de rambursare (318) şi aceasta se transmite, electronic, autorităţii competente din statul membru de rambursare, împreună cu toate documentele care însoţesc respectiva cerere. Numărul de referinţă al cererii atribuit la transmitere trebuie înscris pe toate documentele referitoare la cererea respectivă. Acest numar se găseşte pe portalul ANAF în "spaţiul Dvs. privat". Statul membru de rambursare îi comunică solicitantului decizia sa de aprobare (sau respingere) a cererii de rambursare în termen de patru luni de la data primirii cererii de către statul membru respectiv. Informaţii detaliate sau clarificări se pot obţine de la Administraţia Finanţelor Publice de care aparţine contribuabilul.