Pentru ca o cerere de chemare în judecată ori o cerere de apel sau recurs să poată să fie analizată din punct de vedere al caracterului fondat al acesteia, în primă fază, acestea trebuie să îndeplinească o serie de condiţii procedurale, printre care cea mai elementară fiind prezenţa semnăturii.

Conform art. 194 lit. f Cod procedură civilă: „Cererea de chemare în judecată va cuprinde: f)semnătura”.

Semnătura necesară la care face referire prevederile art. 194 lit. f Cod proc. civ. poate să fie prezentă fie prin aplicarea ei în mod direct de către partea procesuală care formulează o astfel de cerere, fie prin aplicarea unei semnaturi electronice. În practică, se întâlnesc, însă, situaţii în care se expiediază către instanţele de judecată cereri de chemare în judecată, cereri de apel ori cereri de recurs, prin poşta electonică, documentele având aplicată semnatura olografă, aceasta fiind scanată.

O astfel de practică este considerată de catre Înalta Curte de Casaţie şi Justiţie ca fiind una nelegală. Într-o decizie de speţă, aceasta a stabilit faptul că o cerere de recurs care a fost expediată prin poşta electronică şi care nu conţine semnătura electronică, ci doar o semnătura olografă scanată trebuie să fie sancţionată,  neîndeplinind condiţiile de legalitate cerute de către legiuitor.

Mai precis prin Decizia de speţă cu nr. 1113 din 20.05.2021, instanţa supremă a evidenţiat faptul că: „În situaţia în care o parte înţelege să transmită instanţei cereri în format electronic, este necesară existenţa semnăturii scanate a semnatarului, având în vedere dispoziţiile speciale prevăzute de Legea nr. 455/2001, act normativ care stabileşte regimul juridic al semnăturii electronice şi al înscrisurilor în formă electronică, precum şi condiţiile furnizării de servicii de certificare a semnăturilor electronice”.

Această semnătura electronică este necesară întrucât ea: „conectează identitatea electronică a semnatarului cu documentul digital, neputând fi copiată de pe un document digital pe altul, fapt ce conferă documentului autenticitate (atestă faptul că documentul aparţine persoanei semnatare, iar autorul documentului nu îşi poate declina răspunderea pentru conţinutul documentului cu semnătură electronică valida)”.

Înalta Curte evidenţiază faptul că părţile litigante au ca posibilitate: „fie de a transmite prin e-mail cererea de recurs, care să aibă atașată o semnătură electronică validă, în condiţiile legii speciale anterior menţionate, fie avea posibilitatea de a expedia prin poştă un exemplar al cererii formulate, care să poarte semnătura sa olografă”.

Sancţiunea pentru neîndeplinirea unei astfel de condiţii minimale fiind aceia de nulitate, instanţa supremă apreciind faptul că „o atare cerere, privată de unul dintre elementele necesare și esențiale pentru asigurarea unei minime discipline procesuale nu poate determina o legală învestire a instanţei de judecată”.